Al seleccionar con el mouse la opción "Archivo" del menú principal aparece el siguiente menú secundario:
Al seleccionar esta opción ProtocolW genera una ventana de documento vacía donde el operador podrá ingresar un documento nuevo.
ProtocolW asigna por defecto el nombre de documento S-NombreX al documento que se va a ingresar, donde X es un dígito (1, 2, 3, etc.) que se va incrementando a medida que se generan nuevos documentos durante la sesión de trabajo.
ProtocolW aplica al nuevo documento el «Formato inicial» que se haya seleccionado en el diálogo Carpetas iniciales de Opciones. En el caso de escribanías, si se han seguido las instrucciones de instalación, este formato corresponde al de la foja de protocolo de su jurisdicción.
Al seleccionar la opción Guardar en un documento nuevo, ProtocolW despliega el diálogo correspondiente a Guardar como... sugiriendo el uso del nombre asignado por defecto (a saber S-NombreX) en formato .prw que es el tipo de documento por defecto.
Al seleccionar esta opción ProtocolW despliega el diálogo de apertura de documentos. Este es un diálogo standard de Windows con facilidades para cambiar de carpeta, visualizar los documentos como lista o con detalles y crear nuevas carpetas. Recuerde que utilizando el botón derecho del mouse sobre el nombre de un documento o carpeta aparece un menú contextual con opciones para cortar, copiar, eliminar y renombrar.(Ver Diálogo de selección de archivos)
Los documentos abiertos utilizando esta función pueden se modificados y vueltos a guardar con el mismo o con distinto nombre usando las funciones Guardar y Guardar como... respectivamente.
Si se desea abrir un documento sólo para consultarlo o para copiar párrafos, sin correr el riesgo de modificarlo inadvertidamente, se recomienda utilizar la función Abrir para ver...
"Abrir" crea una nueva ventana, lee el documento y presenta su contenido en dicha ventana. Esta pasa a ser la Ventana activa.
En este casillero ProtocolW presenta el nombre de la carpeta donde normalmente se guardan los documentos. La instalación estandard de ProtocolW utiliza como carpeta de documentos por defecto a
C:\Archivos de programa\ProtocolW\Docum
Para cambiar la carpeta de documentos por defecto se debe indicar la carpeta deseada en el casillero Documentos de Carpetas iniciales dentro de Opciones.
En este casillero ProtocolW presenta inicialmente el tipo "Documento Protocol Windows (*.prw)". Cuando está seleccionada esta opción ProtocolW presenta en el listado sólo aquellos documentos que se encuentren en la carpeta indicada en el casillero Buscar en y que hayan sido guardados por ProtocolW en su formato normal (*.prw).
ProtocolW permite abrir documentos hechos con otros programas. Para poder hacer esto en el casillero "Tipo de archivos:" se debe seleccionar el tipo correspondiente.
Si no se sabe cuál es el tipo correspondiente al documento que se quiere abrir seleccione en este casillero la opción "Todos los archivos". Al seleccionar esta opción ProtocolW mostrará en la lista todos los documentos que se encuentren en la carpeta indicada. Al ejecutar el comando Abrir sobre cualquiera de ellos el programa analizará su estructura e intentará traer su contenido. Esto funciona automáticamente con los siguientes formatos:
Protocol Windows.
Protocol DOS.
Rolandino.
Microsoft Word para DOS (todas las versiones).
Microsoft Word para Windows (todas las versiones).
Windows Write.
Word Star 2 y 3 para DOS.
Documentos en formato RTF.
Documentos en formato HTML.
Se produce una situación especial con documentos de tipo texto (*.txt) o con otras extensiones pero redactados utilizando programas DOS. En estos casos ProtocolW no puede discernir automáticamente con cuál programa se trabajó el documento y por este motivo presenta un diálogo adicional mostrando los tipos de documento que podrían ser y pide al operador que seleccione uno. Los tipos de documento adicionales son:
Texto Windows
Texto DOS
Texto Windows sin retornos
Texto DOS sin retornos
SIN
Sistema Notarial Pollitzer
Una vez indicado el tipo de documento ProtocolW genera una ventana nueva donde ubica el texto correspondiente al documento solicitado.
Si el documento abierto corresponde a un documento de tipo *.prw o *.rtf el programa utilizará los datos de formato (documento, párrafo y caracteres) contenidos en los mismos.
En todos los demás casos se aplica al documento el Formato inicial y se pierden los atributos de los caracteres y párrafos.
Esta función tiene la misma mecánica, propiedades y opciones que la función Abrir.
La diferencia radica en que el documento abierto con esta función no podrá ser modificado por el operador. Esta situación se indica mediante un fondo de color distinto al utilizado cuando el programa permite modificar el documento.
El objetivo de esta función es poder consultar un documento y copiar bloques del mismo utilizando las funciones Copiar y Copiar varios ítems sin correr el riesgo de modificar y guardar accidentalmente un documento que no debería sufrir modificaciones.
Esta función tiene la misma mecánica, propiedades y opciones que la función Abrir.
A diferencia de la función Abrir en el casillero Buscar en: esta función presenta el nombre de la carpeta donde normalmente se guardan los Documentos modelo. Para cambiar la carpeta de modelos por defecto se debe indicar la carpeta deseada en el casillero Modelos de Carpetas iniciales dentro de Opciones.
Si bien los modelos se pueden abrir también con la función Abrir la función "Abrir modelo" permite un acceso más rápido en el caso de que los Documentos modelo se guarden en una carpeta distinta a la del resto de los documentos.
Esta función guarda en el disco el documento que se ha editado en la Ventana activa.
Si el documento que se guarda correspondía originalmente a alguno de los tipos de documento que ProtocolW utiliza para guardar (.prw, .rtf, .txt o .pwm) el mismo se guarda en la misma carpeta de donde fue abierto, con el mismo nombre y con el mismo tipo de documento.
Si el documento que se guarda correspondía originalmente a alguno de los tipos de documento que ProtocolW sabe importar pero no guardar (por ejemplo Microsoft Word, Protocol DOS, etc.) ProtocolW avisa que va a utilizar el tipo de documento .prw y guarda el mismo en la misma carpeta donde fue abierto, modificando el nombre del mismo mediante el reemplazo del carácter "." incluido en el documento original por "_" y el agregado de la terminación .prw. Por ejemplo: si se abrió un documento llamado "prueba.doc" en formato Word 2000 se guardará como "prueba_doc.prw".
Si se trata de un documento nuevo al seleccionar esta función en realidad ProtocolW ejecuta la función Guardar como.
Si la propiedad Mostrar resumen al guardar está habilitada antes de guardar el documento ProtocolW mostrará la Hoja resumen del mismo y permitirá que el operador la modifique.
Cuando se guarda un documento por segunda vez y a partir de ahí todas las veces posteriores, ProtocolW genera una copia de seguridad del documento en cuestión con la extensión .bak. Si ya existía una copia de seguridad con el mismo nombre y la extensión .bak, la misma es desechada.
Esta función se debe utilizar cuando se desea guardar un documento nuevo o se desea cambiar alguna de las siguientes características del documento:
- Nombre del documento.
- Carpeta, disco o puesto de red donde será guardado.
- Tipo de documento.
Al seleccionar esta opción ProtocolW despliega el diálogo de guardado de documentos. Este es un diálogo standard de Windows con facilidades para cambiar de carpeta, visualizar los documentos como lista o con detalles y crear nuevas carpetas. Recuerde que utilizando el botón derecho del mouse sobre el nombre de un documento o carpeta aparece un menú contextual con opciones para cortar, copiar, eliminar y renombrar. (Ver Diálogo de selección de archivos).
Si el documento es un documento normal y no tiene habilitada la propiedad Modelo en su Hoja resumen en el casillero Guardar en: ProtocolW presenta el nombre de la carpeta donde normalmente se guardan los documentos. Para cambiar la carpeta de documentos por defecto se debe indicar la carpeta deseada en el casillero Documentos de Carpetas iniciales dentro de Opciones.
Si el documento es un modelo y tiene habilitada la propiedad Modelo en su Hoja resumen en el casillero Guardar en: ProtocolW presenta el nombre de la carpeta donde normalmente se guardan los modelos. Para cambiar la carpeta de modelos por defecto se debe indicar la carpeta deseada en el casillero Modelos de Carpetas iniciales dentro de Opciones.
En el casillero "Guardar como archivos de tipo:" ProtocolW sugiere utilizar el tipo de documento propio PRW. Este es el tipo de documento que se recomienda utilizar. Es el único que conserva las siguientes propiedades del documento:
- Márgenes de las hojas (formato del documento).
- Hoja resumen.
- Diccionario del documento.
- Marcadores.
En caso de que el documento editado se deba utilizar con otros programas en este casillero se pueden indicar los siguientes tipos de documento alternativos:
Se obtiene un documento con extensión .txt similar a uno obtenido con el utilitario "Bloc de notas" de Windows. Este formato utiliza el set de caracteres Windows y es el más genérico de los tipos de documento posibles de utilizar bajo este sistema operativo. No transmite, salvo el texto, ninguna otra característica del documento. Es decir que no conserva ni tipo de letra, ni tamaño, ni atributos ni formato de párrafos ni de documentos.
Se obtiene un documento con extensión .txt similar a uno obtenido con el utilitario Edit de MS-DOS. Este formato utiliza el set de caracteres DOS y es el que se debe utilizar para transferir textos editados con ProtocolW a programas DOS como Protocol, Rolandino, Word para DOS, etc.. No transmite, salvo el texto, ninguna otra característica del documento. Es decir que no conserva ni tipo de letra, ni tamaño, ni atributos ni formato de párrafos ni de documentos.
El tipo de documento RTF es un tipo genérico que entienden la mayoría de los programas que editan texto bajo el sistema operativo Windows. Por este motivo es el tipo de documento adecuado para enviar a un destinatario del cual se ignora con qué programa está trabajando pero se sabe que es un programa Windows. En particular es el formato que se debe utilizar para enviar a usuarios de las distintas versiones de Microsoft Office.
Cuando se guarda un documento con tipo RTF se conservan en el mismo la mayor parte de las características que tendría de haber sido guardado con tipo PRW que es el natural de ProtocolW. En particular se conservan el texto completo, tipos y tamaño de letra, atributos de los caracteres como negrita y subrayado y atributos de los párrafos como distancia entre líneas, justificaciones e identaciones.
Sin embargo es conveniente guardar los documentos como tipo PRW porque es el único tipo de documento donde se conservan las siguientes propiedades:
- Márgenes de las hojas (formato del documento).
- Hoja resumen.
- Diccionario del documento.
- Marcadores.
Esta función cierra la ventana donde se encuentra el documento. Si el documento fue modificado y no había sido guardado el programa pregunta si se desea guardar los cambios y en caso afirmativo despliega el diálogo Guardar como.
Ver Buscar.
Esta función fue diseñada para facilitar el envío de documentos editados con ProtocolW via correo electrónico.
Como condición previa se debe tener instalado un modem en el equipo y configurada una cuenta de correo electrónico con algún proveedor de servicios de acceso a Internet (ISP o Internet Service Provider).
Al solicitar esta función ProtocolW despliega un diálogo para seleccionar el o los documentos que se desea enviar a uno o más destinatarios.
Ver Interlineador.
Presenta la Hoja resumen del documento. Este diálogo se presenta automáticamente cuando se guarda un documento y está habilitada la opción correspondiente en Opciones. También se presenta automáticamente cuando no está habilitada la opción pero la Hoja resumen está vacía.
Si bien el llenado de la Hoja resumen es opcional, se recomienda su uso ya que ello permite a posteriori realizar búsquedas de documentos mucho más rápidas y precisas con la función Buscar.
En este casillero el operador debería ingresar información que permita identificar al documento y que no varíe con el tiempo. En el caso de escribanías se puede pensar en el nombre de las partes, la fecha, número y folio de la escritura y el tipo de operación.
En este casillero el operador debería ingresar las iniciales de la persona responsable por el contenido del documento.
Este casillero puede estar habilitado (con tilde) o deshabilitado (sin tilde). Se pasa de un estado al otro haciendo click con el botón izquierdo del mouse sobre el mismo.
En este casillero se puede ingresar información relacionada con el documento que varíe con el tiempo, como ser notas que el operador se deje a sí mismo o a otras personas respecto a información que falta para completar un documento.
La función buscar incluye revisar este casillero.
Despliega el diálogo de impresión. En el mismo se configuran distintas posibilidades disponibles al imprimir. En la enorme mayoría de los casos no es necesario modificar ninguna característica y simplemente se oprime el botón "Aceptar".
En este sector del diálogo ProtocolW informa al operador cuál impresora se halla seleccionada y dónde está ubicada la misma.
Si se desea seleccionar otra impresora se debe presionar el comando Elegir impresora.
Despliega el diálogo Elegir impresora.
Cuando este botón se encuentra seleccionado ProtocolW enviará a la impresora todas las páginas que componen el documento en el orden especificado por la opción Modo de impresión.
Cuando está habilitada esta opción automáticamente se deshabilita la opción Imprimir páginas
Cuando se quiere imprimir sólo un grupo de páginas del documento se indica cuáles en este casillero.
Las páginas a imprimir se pueden indicar por número o por rango y se pueden especificar varias páginas y rangos en una sola operación de impresión.
Los rangos se indican ingresando los números de las páginas de los extremos separadas por un guión.
Por ejemplo, si se indica:
2, 3, 8-10, 12-15
Se imprimirán las páginas 2, 3, 8, 9, 10, 12, 13, 14 y 15 y sólo ellas en función de lo que se haya especificado en el casillero Intervalo.
Cuando se indica la impresión de un grupo de páginas ProtocolW pasa automáticamente a modo de impresión Hojas sueltas y habilita la opción Preguntar antes de imprimir cada hoja.
Se habilita sólo si se habilitó la opción Imprimir páginas.
Tiene tres opciones:
Imprime todas las páginas que se hayan indicado en el rango.
De las páginas indicadas en el rango imprime sólo las impares.
De las páginas indicadas en el rango imprime sólo las pares.
Esta opción se utiliza cuando se había pedido una impresión de todo un documento usando el modo Frentes + Dorsos y por cualquier motivo se debió cancelar el trabajo de impresión luego de imprimir sólo los frentes. Para imprimir sólo los dorsos se indica en el casillero Imprimir páginas el rango completo de la escritura y en este casillero se indica "Imprimir sólo páginas pares".
En este casillero se indica la cantidad de copias de un trabajo de impresión que se desea obtener.
ProtocolW repite el trabajo de impresión tantas veces como figure en este casillero. Cada uno de los trabajos de impresión respeta el Modo de impresión que esté habilitado.
Si se habilita este casillero cuando se imprime el documento ProtocolW dibuja un marco que encierra la página.
Esta función permite imprimir sobre hojas en blanco obteniendo un aspecto de hoja romaní.
Normalmente este casillero se encuentra deshabilitado.
Si se encuentra habilitado fuerza la impresión en blanco y negro cualquiera sea el color asignado a los caracteres. Es altamente recomendable dejarlo habilitado cuando se imprime protocolo.
Permite desplegar el diálogo de Opciones de impresión.
Esta función permite visualizar sobre la pantalla cómo queda el texto impreso incluyendo, si así se indicó en el formato, un dibujo de la foja correspondiente.
Durante la presentación preliminar no se puede modificar el texto. El objeto de la función es ver cómo va a quedar el texto impreso.
Si la función está en modo Una página muestra la siguiente.
Si la función está en modo Dos páginas muestra el par siguiente.
Si la función está en modo Una página muestra la anterior
Si la función está en modo Dos páginas muestra el par anterior.
Muestra una sola página por vez. Este es el modo recomendado si se quiere poder leer el texto.
Muestra simultáneamente anverso y reverso de una hoja. Es el modo en que se presenta inicialmente esta función.
Si el texto resulta demasiado chico para ser leído se puede pasar al modo Una página.
Cierra la ventana de Vista preliminar.
Muestra el dibujo de fondo seleccionado permite seleccionar otro de una lista. El contenido de la lista depende de la versión de ProtocolW que se tenga instalada.
Para activar el dibujo de fondo seleccionado se debe ejecutar el comando Aplicar dibujo de fondo.
Despliega en la venta de Vista preliminar el dibujo de fondo que se haya seleccionado en el casillero Selección dibujo de fondo.
En este casillero ProtocolW indica qué página o páginas se están viendo en un momento dado.
Permite seleccionar el dispositivo de impresión y algunos parámetros de configuración del mismo.
En este casillero se presenta el nombre de la impresora seleccionada corrientemente. Esta es la impresora a la cual ProtocolW enviará los trabajos de impresión y de la cual tomará los parámetros gráficos (métricas) con los cuales calcula la distribución del texto en la página. Recuerde que un mismo texto, con el mismo formato, con el mismo tipo y tamaño de letra, en impresoras distintas, puede presentar una distribución de texto distinta. Por este motivo simpre se debe interlinear sobre la misma impresora con la que se imprimió originalmente la escritura.
Haciendo click sobre la flecha se despliega una lista de las impresoras a las que se tiene acceso desde su puesto de trabajo:
Este comando despliega el diálogo de configuración de la impresora. Este diálogo es provisto por Windows o por el fabricante de la impresora y es distinto para cada modelo.
Sin embargo la mayoría de los diálogos de configuración de impresoras presentan opciones para configurar la calidad de impresión y el tamaño de la hoja de papel.
El tema de la calidad de impresión es importante por varios motivos.
La velocidad de impresión puede variar significativamente entre alta y baja calidad de impresión. Esto es especialmente ceirto con las impresoras de matriz de puntos por impacto.
Al cambiar la calidad de impresión puede cambiar la métrica de los tipos de letra asociados a la impresora y por lo tanto cambiar la distribución del texto en la hoja.
Lo que sigue es un ejemplo de un texto con la impresora configurada en "alta calidad":
El que sigue es parte del mismo texto con la impresora configurada en "borrador":
En este casillero se configura el tamaño de la hoja de papel con la que se alimentará a la impresora.
Los tamaños de papel disponibles dependen de cada impresora. En muchos casos, en el diáologo Propiedades aparecen opciones para configurar tamaños especiales con medidas indicadas por el usuario.
Normalmente no es necesario tocar este parámetro dado que ProtocolW fuerza el tamaño de hoja que necesita según el formato especificado por el operador.
En caso de dificultades de impresión se puede probar con los tamaños "Legal" u "Oficio".
Algunas impresoras tienen varias bandejas desde donde alimentar las hojas que se van a imprimir. En este casillero se puede configurar cuál de ellas utilizará Windows.
Una opción que aparece en este casillero es la alimentación manual de hojas. Cuando se trabaja con ProtocolW no es necesario configurar esta opción ya que el programa administra por sí mismo la alimentación hoja a hoja. (Ver Preguntar antes de alimentar cada hoja).
Se indica a Windows en qué sentido se realizará la impresión del texto.
Normalmente se imprime en forma "vertical".
En algunas circunstancias conviene imprimir en forma apaisada. En este caso se elije la opción "horizontal".
En ambos casos la hoja se coloca en la impresora en la misma posición.
Ver Opciones
ProtocolW recuerda los nombres y ubicaciones de los últimos cuatro documentos que se han abierto y presenta esos nombres en esta sección. Haciendo click con el botón izquierdo del mouse sobre cualquiera de ellos lo abre en una ventana nueva como si hubiera sido seleccionado con al función Abrir.
Permite salir del programa ProtocolW cerrando todas las ventanas que tuviera abiertas.
Si alguno de los documentos abiertos hubiera sufrido alguna modificación ProtocolW preguntará al operador si lo desea guardar y en dicho caso desplegará el diálogo correspondiente.